近日，我校数字档案室获批“全国示范数字档案室”，标志着我校数字档案室建设达到国内一流水平。荣誉的取得是全体档案工作人员多年来担当作为、默默坚守的结果。下面让我们一起聆听“轻工大档案人”的故事。
一枚签章，改变服务理念
在传统档案管理理念和模式下，要想调阅一份学生档案，需要携带介绍信、有关证件等材料，亲自到档案馆，经档案管理人员查询后，方可将有关档案材料带离，完成档案调阅。正常情况下，跑个两三趟是难免的，若是身在外地，就更加麻烦。如果有一枚电子签章，这一切将完全改变。但是，大家已经习惯了纸质材料签字盖章，对这个互联网时代新产物的安全性存在疑虑。时任馆长管洲教授亲自带领同事先后赴华南理工大学、江西财经大学等多家单位调研。有一次好不容易约到某审计局档案工作负责人，为了不错失学习的机会，他们立即出发，买不到高铁票就买了站票，在普快餐车上蹭了十来个小时，结束之后当天下午又匆匆返回，继续投入工作。经过走访调研，形成1万余字的调研报告，详细说明了电子签章用于档案管理的优势与必要性，在学校领导的大力支持推动下，学校电子签章顺利落地。卡脖子的堵点打通后，既可实现档案在线采集、归档、查询等服务，为全国示范数字档案室通过验收提供必要条件，同时为学校推进“一网通办”“电子发文”打下了基础。原来需要人员往返、沟通交流的学历查询、档案调阅等事项，现在只需要一个电话、一个邮件即可办理。特别在疫情期间，交通出行受限的情况下，档案馆董丽丽、刘丹心和刘亚楠等老师加班加点，为考研复试、学生出国、毕业生就业、参军入伍、校友提干等远程提供档案查询服务300余次。如果没有这枚电子签章，疫情期间就无法及时提供这些服务，可能会影响师生校友前程。许多享受到此项便利的校友激动地说：“多亏母校及时给我们提供档案材料，解决了我们的燃眉之急，不然我们将失去改变命运的机会，我为母校的发展感到骄傲，衷心祝愿母校越来越好。”一枚电子签章的推行，撬动了整个服务理念的改变。
一套系统，创新服务方式
2015年，我校入选了国家档案局首批数字档案室建设试点单位，能否建成全国示范数字档案室，关键在于一套符合要求的档案管理系统。但是，经过多次考察、试用对比，当时市场上的档案管理系统均不能满足高校数字档案室建设的需求。档案馆杨朝钦老师说：“为之则易，不为则难，没有我们就自己干，与软件公司合作开发。”学历史出身的杨朝钦无疑是软件开发“门外汉”，其中困难可想而知。为了解决这一难题，他从系统运行、功能实现、系统维护等方面不断学习，反复与软件公司沟通，历时两年，终于推出了第一代轻工大定制版档案管理系统。为了精益求精、完善系统，他又跑到国家档案局现场演示系统，征求专家建议，不断悉心打磨。经过他们的不懈努力，这套经软件公司和轻工大人千锤百炼的档案管理系统终于建成，不但为学校建设全国示范数字档案室提供了核心支撑，也成为其他高校争相学习的对象，真正树立了全国高校数字档案管理创新服务的典范。
一支队伍，点亮服务形象
档案馆的展厅陈列着建校40余年来的特色成果，是学校对外宣传的一个重要窗口。展厅建成之初，没有专业讲解人员，在主管副校长方少明的关心指导下，管洲和郭彩峰老师在相关院系支持下从学生中精选一批优秀苗子，拉起了一支学生讲解员队伍。利用国庆假期时间，请了专业老师进行培训，他们跟着学生一起边学边练边教。讲解团队中有的学生感到练习强度太大，想打退堂鼓，可看到老师们都这么辛勤付出，言传身教，也有了坚持下去的动力。经过培训和反复演练，档案馆培养的首批讲解员先后在更名大学、教学评估、文明单位复查等重大关头，以出色的表现赢得了各级领导、专家的好评。不仅如此，他们得益于管洲和郭彩峰老师的悉心培养，在求职就业、考研面试中表现突出，受到了用人单位和报考学校的青睐，在首批毕业的五名讲解员中，有三名考上了研究生，其中两名被澳大利亚昆士兰大学等海外名校录取。毕业后返回母校，他们饱含深情地说：“是做讲解员的经历改变了我们的人生轨迹，今后会继续发扬‘轻工大讲解员精神’，为学校争得更多荣誉”。
一份坚持，彰显服务初心
档案收集、加工工作是档案业务工作的活水源头，纷繁复杂、环节众多。为了使档案收集工作做到全面、严谨、规范，学校根据实际情况制定了档案管理办法、立卷归档规范、实物和荣誉类档案归档办法等一系列规章制度，确保档案能全面记录、反映学校办学的历史轨迹。为此，王晓莹和古西敏两位老师经常跑到各单位征集档案，指导档案员开展工作，提高部门档案归档的规范性。收集回来的纸质档案要经过整理、编目、装订、立卷、扫描、录入等工作程序，有时候为了完善缺项、漏项，还要多次沟通、补充。档案工作在外人看来很枯燥，日复一日，年复一年与文件资料打交道，但他们确有不同的看法，王晓莹和古西敏说：“我们在做一件每天都不一样的事情，每天经手的资料、实物、音频、视频等都是弥足珍贵的，只有把档案工作做实做细做长，后人才能了解学校发展的历史，每个轻工大人的成长轨迹才能得以珍藏。”
当问到大家今后有什么打算时，他们说我们要牢记校党委俞海洛书记的叮嘱：“我们都是档案人，每一位轻工大人都要通过自己的努力让学校的档案更加的充实，历史更加厚重，事业更加出彩”；站在新的起点上，感到肩上的责任更重了，我们要继续秉承“为之则易，不为则难”和“朴实 务实 扎实”的轻工大精神，珍惜荣誉、再接再厉，切实发挥好“全国示范数字档案室”典型带动作用，为推进高水平轻工业大学建设提供有力支撑。（通讯员：刘欣）
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